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Blogparade: Mit diesen Tools arbeite ich produktiver

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Entspannt und noch im Zeitrahmen komme ich dem Aufruf von Ivan Blatter, dem Experten für Zeitmanagement, zur Blogparade gerne nach. Das Thema lautet:

Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?

Todoist

In der kurzen Zeit, in der ich mich mit dem Thema Zeitmanagement beschäftige und meinen Tag nach und nach produktiver gestalte, hilft mir Todoist all die Aufgaben im Griff zu behalten. Jede noch so kleine Aufgabe findet ihren Weg in dieses Tool. Das ist alleine dadurch einfach, das Todoist auf 13 Plattformen und Geräten ‚zu Hause‘ ist. Ob nun im Browser, in Gmail, Thunderbird, Android, iOS und viele viele mehr. Immer ist Todoist bereit und in der Nähe.

Die saubere, klare und damit übersichtliche Gestaltung macht es leicht und angenehm damit zu arbeiten. Ich habe mir verschiedene Projekte angelegt, um meine Aufgaben weiter zu strukturieren. Über die Suchfunktion lassen sich ‚Ansichtenfilter‘ definieren wie zB. „Alle Aufgaben von heute und die überfälligen“ oder aber „alle heutigen Aufgaben, die überfällig sind und die in den nächsten 7 Tage fällig werden“. Ich selbst nutze die Ansicht „heute und überfällige“. So sehe ich nur die Aufgaben, um die ich mich heute kümmern darf. Frei nach der 5-3-1 Methode habe ich für jede Aufgabe die entsprechende Priorität gesetzt. Damit werden die drei Prioritätsblöcke visuell anders dargestellt. Zusätzlich werden die Aufgaben automatisch sortiert, eben entsprechend ihrer Priorität. Innerhalb eines Prioritätenblockes kann ich die Aufgaben dann per Drag&Drop frei sortieren.

Aufgaben können zusätzlich mit Benachrichtigungen versehen werden. Entweder zu einem Zeitpunkt oder aber, und das finde ich den Clou überhaupt, zu einem Standort. So werde ich plötzlich über eine Aufgabe informiert, wenn ich zB. in der Nähe meiner Reinigung bin und meine Wäsche abholen soll.

Um die nicht gerade aktiven Aufgaben zu strukturieren, nutze ich, wie erwähnt einmal Projekte und Unterprojekte. Darüber hinaus lassen sich die Aufgaben auch verschlagworten. Nach diesen Tags lassen sich die Aufgaben dann filtern.

Da ich einzelne Projekte für andere Personen freigeben kann, hilft mir Todoist zusätzlich auch noch, Aufgaben zu delegieren und somit noch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu haben.

Todoist ist aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken!

Evernote

Wahrscheinlich kennt jeder das Online Notizbuch Everote und ich muss nicht wirklich viel dazu schreiben.
Ich kannte Evernote schon länger und hatte es mal angetestet aber erst jetzt, wo ich aktiv meinen Tag gestalte und nicht mehr wie eine Flipperkugel durch ihn hin und hergeschosssen werde, lerne ich dieses Werkzeug richtig kennen und schätzen. Auch Ivan hat über seine Hass-Liebe zu Evernote schon geschrieben und genau der Beitrag war es, der mich dazu brachte, mir dieses Onlinetool noch einmal anzusehen.

Ich lese täglich in toten Zeiten meinen Feedreader und stoße dabei unweigerlich auf Artikel, die ich interessant finde. Sei es weil dieser einen direkten Mehrwert für mich hat oder weil er mich einfach interessiert oder ich ihn in irgendeiner Form ‚weiterverarbeiten‘ möchte. Inspiriert mich der Artikel, lege ich ihn in Evernote ab, ebenso wenn er mir als Quelle für eine Recherche dient. So habe ich die Artikel direkt dort, wo ich auch meine Ideen ablege und organisiere. Oft dient ein Artikel, mit anderen zusammen, als Teil meiner Recherche für einen eigenen Blogartikel – und in Evernote führe ich das zusammen, damit es mich dann bei dem eigentlichen Artikel unterstützt.

Auch Evernote strukturiere ich in Projekte. Sei es nun private oder berufliche. Wie auch schon bei Todoist habe ich einzelne Notizbücher freigegeben um mit anderen zusammen die Informationen zu bearbeiten oder einfach die Informationen zu teilen.

FocusWriter

‚Distractionfree Writing‘, also das ablenkungsfreie Schreiben ist unglaublich wichtig für mich. Was interessieren mich viele bunte Icons, die mir tausend und sieben Funktionen versprechen? Ich möchte doch nur schreiben und nicht mehr. Ich verfasse alle meine Blogartikel daher zuerst in dem Open-Source-Programm FocusWriter, um sie dann später, wenn ich sie fertig überarbeitet habe, in meinen Blog zu überführen.
Das schöne an FocusWriter ist der Umstand, das er einmal Open-Source ist und das es ihn auch für Linux gibt – meine favorisierte Plattform.
Durch die Möglichkeit eigene Themes zu installieren kann ich mir sein Erscheinungsbild recht individuell anpassen und so angenehm schreiben. Diverse Statistiken würden mir sicher helfen, wenn ich mir ein tägliches Schreibziel gesetzt hätte. Jedoch schreibe ich ja kein Buch und muss daher kein Limit täglich erfüllen.
Da ich auch Konzepte und ähnliche Papiere mit FocusWriter schreibe und ich die Texte im OpenDocument Format speichern kann, können diese dann direkt von den Kollegen in LibreOffice / OpenOffice weiterverarbeitet werden.

Fazit

Je länger ich schreibe, desto mehr Werkzeuge fallen mir ein, die mir dabei helfen meinen Tag produktiver zu gestalten. So könnte ich weder ohne meinen Kalender, Browser, guten Zeitspar-Strategien oder schlicht ohne meine Hirn nicht produktiv arbeiten. Die genannten drei sind aber wirklich unersetzliche Helferleins für mich geworden.

Mit diesen drei Tools habe ich einen Anfang gemacht und mein, doch noch junges, Blog wird zukünftig noch einiges hinsichtlich des Themas ‚Produktivität‘ bringen.

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